Die meisten beruflichen E-Mails folgen denselben wenigen Mustern: ein höflicher Einstieg, der Grund für die E-Mail, eine Bitte oder Information und ein Schluss mit einem klaren nächsten Schritt. Wenn Sie für jeden Teil ein paar verlässliche Formulierungen parat haben, schreiben Sie auf Englisch deutlich schneller und klingen sicherer.
Unten finden Sie bewährte Formulierungen für Situationen, die jede Woche vorkommen. Die Wendungen bleiben auf Englisch, denn genau die brauchen Sie in Ihren E-Mails. Jede Gruppe ist von förmlicher zu neutraler sortiert, damit Sie den Ton an Ihr Gegenüber anpassen können.
Der Einstieg
Wählen Sie eine Anrede, die zur Beziehung passt. In den meisten internationalen Unternehmen ist Hi oder Hello mit dem Vornamen üblich. Dear mit Nachnamen passt beim ersten Kontakt, bei Führungskräften oder in förmlichen Situationen.
- Dear Ms Weber, / Dear Mr Patel,
- Dear Hiring Team, (when you do not know a name)
- Hello Anna, / Hi Tom,
Danach folgt ein kurzer erster Satz. Übertreiben Sie es nicht: Ein Satz genügt.
- I hope you are well.
- Thank you for your email.
- Thanks for getting back to me so quickly.
- It was good to speak with you yesterday.
Den Grund nennen
- I am writing to ask about …
- I am writing regarding / with regard to …
- I am contacting you about …
- Just a quick note to let you know that …
- Following our call on Monday, I wanted to …
Um etwas bitten
Bitten klingen auf Englisch höflich, wenn sie indirekt formuliert sind. Send me the report wirkt in einer E-Mail schnell unhöflich; Could you send me the report? ist der Standard.
- Would it be possible to …?
- I would be grateful if you could …
- Could you please …?
- Could you let me know …?
- Would you mind checking …?
- When you have a moment, could you …?
Nennen Sie eine Frist, wenn Sie eine brauchen, und geben Sie einen Grund an. Das macht es leichter, der Bitte nachzukommen.
- Could you send it by Thursday? I need to include it in the client update.
- If possible, I would need this by the end of the week.
Informationen und Anhänge
- Please find attached the updated proposal.
- I have attached the slides from today's meeting.
- As requested, here are the figures for Q3.
- For your information, the deadline has moved to 15 November.
- I would like to let you know that …
Nachfassen
Beim Nachfassen klingen viele entweder zu drängend oder zu entschuldigend. Halten Sie die Nachricht kurz, freundlich und konkret.
- I am just following up on my email from last week about …
- I wanted to check whether you had a chance to look at …
- Just a gentle reminder that we need your feedback by Friday.
- Could you give me a quick update on …?
Verzögerungen, Probleme und Entschuldigungen
- Unfortunately, there has been a delay with …
- I am afraid we will not be able to meet the original deadline.
- I apologise for the delay in getting back to you.
- Sorry for any inconvenience this may cause.
- We are working on a solution and will update you by …
Eine gute Entschuldigung nennt immer auch den nächsten Schritt. Sorry for the delay allein lässt den Empfänger warten; Sorry for the delay. You will have the final version on Wednesday löst das Problem.
Höflich widersprechen
- I see your point, but I am not sure that …
- I understand the reasoning. However, …
- Could we look at another option?
- I would suggest a slightly different approach.
Der Schluss
Beenden Sie die E-Mail mit einem klaren nächsten Schritt oder der Einladung zu antworten, dann folgt die Grußformel.
- Please let me know if you have any questions.
- I look forward to hearing from you.
- Let me know what you think.
- Thanks again for your help.
| Grußformel | Wann verwenden? |
|---|---|
| Kind regards / Best regards | Passt zu fast jeder beruflichen E-Mail |
| Yours sincerely | Förmliche Schreiben, wenn Sie in der Anrede einen Namen verwendet haben |
| Best / Thanks | Kolleginnen und Kollegen, denen Sie oft schreiben |
Fünf Gewohnheiten für professionelle E-Mails
- Das Wichtigste zuerst. Nach zwei Zeilen sollte klar sein, was Sie brauchen.
- Eine klare Betreffzeile. „Q3 report – feedback needed by Friday“ ist besser als „Question“.
- Kurze Absätze. Jeweils zwei bis vier Sätze.
- Einfache Wörter. Help statt facilitate, start statt commence.
- Einmal als Empfänger lesen. Wüssten Sie genau, was als Nächstes zu tun ist?
Wenn Sie strukturiert üben möchten, mit vielen weiteren Beispielen auch für schwierige Situationen wie Beschwerden und heikle Nachrichten, deckt Professional English for Emails alles Schritt für Schritt ab.
