Generative KI-Werkzeuge wie ChatGPT, Claude, Gemini und Copilot sind für Projektmanager aus einem Hauptgrund nützlich: Ein großer Teil der Projektarbeit besteht darin, unübersichtliche Informationen in eine klare Struktur zu bringen. Notizen werden zum Protokoll, Ziele zum Plan, Risiken zum Risikoregister, Fortschritt zum Statusbericht. Genau für solche ersten Entwürfe ist KI gut.
Unten finden Sie zwölf Prompts zum Anpassen. Ersetzen Sie die Teile in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben. Je mehr Kontext Sie geben, desto besser das Ergebnis. Die Prompts funktionieren auf Deutsch genauso wie auf Englisch.
Vorab: drei Regeln
- Vertrauliche Daten schützen. Halten Sie sich an die KI-Richtlinie Ihres Unternehmens. Geben Sie keine Kundennamen, personenbezogenen Daten oder vertraulichen Zahlen in Werkzeuge ein, die Ihre Organisation nicht freigegeben hat.
- Das Ergebnis ist ein Entwurf. KI kann überzeugend klingen und trotzdem falsch liegen. Prüfen Sie Fakten, Termine und Zahlen.
- Die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Die KI schlägt vor, der Projektmanager entscheidet.
Planung
1. Aus einem Ziel einen Projektstrukturplan machen
Handle als erfahrener Projektmanager. Gliedere das folgende Projekt in Phasen, Ergebnisse und Aufgaben, als Tabelle mit den Spalten Phase, Ergebnis, Aufgabe und Abhängigkeit. Projekt: [Projekt, Ziel, Teamgröße und Frist beschreiben].
2. Einen Zeitplan auf Plausibilität prüfen
Hier ist mein Projektplan mit Dauern: [Aufgaben und Dauern einfügen]. Nenne Aufgaben, die unterschätzt wirken, fehlende Abhängigkeiten und alles, was zum Engpass werden könnte. Begründe kurz.
3. Einen Projektauftrag entwerfen
Schreibe einen einseitigen Projektauftrag mit den Abschnitten Zweck, Umfang, nicht im Umfang, wichtigste Ergebnisse, Meilensteine, Rollen und Erfolgskriterien. Nutze diese Informationen: [Notizen einfügen].
Risiken
4. Risiken sammeln
Nenne die 10 wahrscheinlichsten Risiken für ein Projekt wie dieses: [kurze Beschreibung]. Gib für jedes die wahrscheinliche Ursache, die Auswirkung (hoch/mittel/niedrig) und eine Gegenmaßnahme an. Formatiere als Tabelle.
5. Ein Risiko eskalieren
Entwirf eine kurze, sachliche E-Mail an den Projektsponsor, die dieses Risiko erklärt: [beschreiben]. Nenne die Auswirkungen auf Umfang, Zeit oder Budget, unsere Optionen und meine Empfehlung. Höchstens 200 Wörter.
Kommunikation und Berichte
6. Statusbericht aus Stichpunkten
Mach aus diesen Notizen einen wöchentlichen Statusbericht mit den Abschnitten Gesamtstatus (grün/gelb/rot), Fortschritt diese Woche, nächste Woche, Risiken und Probleme, nötige Entscheidungen. Notizen: [Notizen einfügen].
7. Eine Nachricht für verschiedene Zielgruppen
Schreibe dieses Update in zwei Versionen: eine für die Geschäftsleitung (drei Stichpunkte, Fokus auf Auswirkungen und Entscheidungen) und eine für das Umsetzungsteam (konkrete nächste Schritte). Update: [Text einfügen].
8. Schwierige Stakeholder-E-Mail
Ein Stakeholder wünscht [neue Anforderung], die nicht im Projektumfang liegt. Entwirf eine höfliche, aber bestimmte Antwort, die den Wunsch anerkennt, die Auswirkungen erklärt und den Weg über einen Änderungsantrag vorschlägt.
Meetings
9. Agenda mit Zeitfenstern
Erstelle eine Agenda für ein 45-minütiges [Art des Meetings] mit diesen Zielen: [Ziele]. Mit Zeitfenstern, Verantwortlichen und der Entscheidung, die wir am Ende brauchen.
10. Protokoll und Aufgaben
Schreibe aus diesen groben Meeting-Notizen ein knappes Protokoll: wichtigste Entscheidungen, offene Fragen und eine Aufgabenliste mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdatum. Notizen: [Notizen einfügen].
KI als Sparringspartner
11. Lessons Learned
Wir haben gerade dieses Projekt abgeschlossen: [Zusammenfassung, was gut und was schlecht lief]. Hilf mir, eine Lessons-Learned-Zusammenfassung mit konkreten Empfehlungen für das nächste Projekt zu schreiben.
12. Den eigenen Plan hinterfragen
Handle als skeptisches Mitglied des Lenkungsausschusses. Stelle mir die zehn härtesten Fragen zu diesem Plan: [Zusammenfassung des Plans einfügen].
Bessere Ergebnisse erzielen
- Rolle und Format vorgeben. „Handle als …“ und „Formatiere als Tabelle“ verbessern fast jede Antwort.
- Nachschärfen. Antworten Sie mit „kürzer“, „förmlicher“ oder „füge eine Spalte für Verantwortliche hinzu“, statt neu anzufangen.
- Gute Prompts speichern. Legen Sie eine eigene Sammlung für wiederkehrende Aufgaben wie den Wochenbericht an.
Einen vollständigen Ansatz für KI im gesamten Projektlebenszyklus, von der Planung über Automatisierung bis zur Einführung im Team, bietet AI for Project Managers.
